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Comment tenir une caisse ?

tenue de caisse

Les agriculteurs aussi peuvent se retrouver dans l’obligation de tenir une caisse. Cette réglementation comptable ne s’improvise pas. Heureusement, Terre de Compta vous guide !

La caisse : définition

La caisse regroupe l’ensemble des opérations effectuées en espèces dans la journée (encaissements et décaissements). Le fait d’avoir une caisse rend obligatoire la tenue d’un livre de caisse au niveau comptable et fiscal.

À noter : Toutes les entreprises qui ont pour objet le commerce de détail ouvert au public doivent tenir leur journal de caisse. Cela concerne donc les agriculteurs qui font de la vente, qu’ils soient itinérants ou sédentaires.

La tenue de la caisse

Le livre de caisse (ou brouillard de caisse) recense de façon détaillée, au jour le jour, les recettes et dépenses.

L’utilisation d’une caisse enregistreuse (une nouvelle réglementation sera en vigueur dès le 1er janvier 2018. Il deviendra obligatoire d’enregistrer les paiements des clients sur un logiciel de comptabilité ou un système de caisse sécurisé et certifié) peut dispenser la tenue de ce brouillard si les bandes totalisées par journée (bandes Z) donnent le détail des articles vendus et les quantités.

En cas de contrôle fiscal, il faut être en mesure de présenter le détail des articles vendus.

Que doit mentionner le récapitulatif journalier ?

  • Ventilation des recettes : taux de TVA, types d’articles, quantités, remises, ristournes, réductions sur ventes éventuellement, etc.
  • Mode de règlement des clients : espèces, chèques, cartes de crédit, chèques déjeuner, etc.
  • Apports personnels (origine à justifier)
  • Détail de sortie espèces : prélèvements personnels, paiements de factures, etc.
  • Ventilation des remises banques
  • Centralisation quotidienne (bande Z ou brouillard) avec solde journalier

À noter : Les ventes d’articles à des particuliers d’une valeur unitaire supérieure à 76 € sont à individualiser sur le détail journalier des ventes.

En fin de journée, le solde de la caisse doit être calculé. Il doit correspondre aux espèces réellement en caisse.

Attention : La caisse ne peut jamais être négative. Avoir une caisse négative c’est courir le risque de rejet de l’ensemble de la comptabilité par l’administration fiscale. Il est conseillé de laisser un fonds de caisse identique chaque jour et de limiter le solde de caisse en réalisant des dépôts en banque régulièrement. Ce dépôt correspond à la recette espèces moins les retraits ou règlements espèces.

Les modes de règlement

En espèces

Si un commerçant ne peut pas refuser un règlement en espèces, les règlements supérieurs à 1.000 € en espèces sont interdits, qu’ils soient effectués par un professionnel ou par un particulier.

Cas particulier : Ce seuil est porté à 15.000 € pour les particuliers n’ayant pas leur domicile fiscal en France. Le commerçant doit garder une trace d’une pièce d’identité de cet acheteur.

À noter : Le paiement des salaires nets dépassant 1.500 € (ou acomptes pour ces salaires) ne peut être effectué en espèces.

Le fractionnement en plusieurs règlements ne permet pas d’échapper aux limites ci-dessus.

Par chèque

Un commerçant membre d’un Centre de gestion agréé (CGA) ne peut pas refuser un règlement par chèque.

Cas particulier : Le refus est admis par l’administration fiscale si :

  • Le paiement en espèces résulte d’usage
  • Les frais d’encaissements sont disproportionnés
  • La réglementation professionnelle l’interdit

Quelles sont les pièces justificatives à conserver ?

Tous les justificatifs de recettes et de dépenses doivent être conservés pendant huit ans.

À noter :

  • En cas d’utilisation d’une caisse enregistreuse : vous devez conserver les rouleaux de caisse enregistreuse et tout support informatique (y compris le matériel informatique permettant de lire ces supports).
  • Si vous n’utilisez pas de caisse enregistreuse : vous devez conserver les journaliers de caisse qui recensent toutes les opérations, sans blanc ni rature et avec des pages numérotées.

Le conseil de Terre de Compta

Tenir une caisse comptable, ça ne s’improvise pas. Vous avez envie de déléguer vos obligations comptables à un professionnel rigoureux ? Vous le trouverez dans l’équipe de Terre de Compta !

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